Hiện nay, việc giữ lại hàng tồn kho dư thừa hoặc lỗi thời có thể dẫn đến tổn thất tài chính cho doanh nghiệp, do đó họ đã áp dụng nguyên tắc Just In Time (JIT) để giảm thiểu những rủi ro này. Bắt nguồn từ hệ thống sản xuất ô tô Toyota những năm 1970, JIT đã thu hút được sự áp dụng của các công ty nổi tiếng bao gồm Apple, Motorola và Kellogg’s. Nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp trong quản lý hàng tồn kho, nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí lưu kho. Vậy JIT là gì?
Nguyên tắc JIT là gì?
Just In Time (JIT) là một trong những nguyên tắc trụ cột của nền sản xuất hiện đại. Hàm ý của nguyên tắc JIT đó là: “Đúng sản phẩm – đúng số lượng – đúng nơi – đúng thời điểm”.
Các kế hoạch chi tiết sẽ đảm bảo dòng nguyên liệu và sản phẩm trong sản xuất luôn được thông suốt, duy trì tính liên tục của dây chuyền sản xuất. Quản lý đúng lúc (JIT) giảm thiểu lãng phí vận hành thông qua cải tiến liên tục, loại bỏ các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng. Cách tiếp cận này chỉ tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Nguyên tắc JIT, được áp dụng trong cả quản lý kho hàng và sản xuất, hỗ trợ việc sản xuất hoặc nhận sản phẩm kịp thời phù hợp với nhu cầu. Các công ty, như Apple và Kellogg’s, cũng áp dụng cách tiếp cận có kỷ luật, chỉ sản xuất hoặc bổ sung sản phẩm vào kho để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng của họ.
Ứng dụng JIT giúp giảm hàng tồn kho như thế nào?
Để áp dụng nguyên tắc JIT doanh nghiệp cần đảm bảo dòng hàng (đầu vào và đầu ra) phải liên tiếp, không được phép đứt quãng. Điều này được thực hiện dựa trên việc dự báo nhu cầu sản xuất được thực hiện liên tục 24/7. Với lượng hàng hóa được sản xuất dựa trên các kế hoạch được tính toán kĩ càng, doanh nghiệp sẽ không còn phải lo lắng với vấn đề tồn kho quá lớn, gây ảnh hưởng lợi nhuận.
Cũng trong các khu vực kho vận, mọi hàng hóa đều phải sẵn sàng cho việc xuất kho (phục vụ việc sản xuất cũng như vận chuyển cho khách hàng). Do đó, từng lô bán thành phẩm hay hàng hóa sẽ được phân bổ một cách khoa học theo quy trình sản xuất từng công đoạn. Điều này vừa giúp tăng diện tích kho bãi dự trữ, vừa đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng. Giảm đầu tư vào hàng tồn kho cũng góp phần giải phóng dòng tiền cho các bộ phận khác của doanh nghiệp.
Đặc trưng quan trọng của mô hình JIT là thiết lập những lô hàng nhỏ, nhờ vậy, việc lưu trữ trong khu vực kho rộng lớn cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Những lưu ý khi doanh nghiệp ứng dụng JIT
Việc triển khai nguyên tắc JIT trong kho vận của doanh nghiệp bạn có thể chứa đựng những rủi ro liên quan đến tiến độ hoạt động. Bởi chỉ cần một mắt xích trong chuỗi cung ứng có vấn đề, toàn bộ hệ thống sản xuất sẽ phải ngừng trệ. Do vậy, để ứng dụng JIT hiệu quả thì cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp của bạn có hoạt động sản xuất ổn định, mang tính chất lặp đi lặp lại: Bởi nguyên tắc JIT có đặc trưng là chia nhỏ những lô hàng. Do đó yêu cầu quy mô sản xuất phải tương đối giống nhau cũng như việc tiếp nhận vật tư trong suốt quá trình sản xuất là tương tự. Nguyên nhân là do việc sản xuất những lô hàng lớn dễ gây tồn kho quá lớn, có thể làm ứ đọng vốn. Ngoài ra việc chia nhỏ các lô hàng cũng giúp doanh nghiệp có thể kiểm tra chất lượng, giảm thiệt hại ngay khi có sai sót xảy ra.
- Cần được lên kế hoạch chi tiết quá trình sản xuất và phân phối sao cho các công đoạn tiếp theo có thể tiếp diễn ngay sau khi công đoạn trước hoàn thành. Điều này tránh tình trạng downtime trong sản xuất do phải đợi sản phẩm đầu vào.
Chỉ JIT thôi chưa đủ, doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ nhiều nguyên tắc khác như: sản phẩm phải được chuyển theo quy trình sản xuất, nhà máy có khả năng kiểm tra lỗi ngay trên chuyền sản xuất cũng như bình chuẩn hóa việc phân bổ công việc đều mỗi ngày… - Để có thể áp dụng thành công nguyên tắc JIT, đòi hỏi mọi mắt xích trong chuỗi cung ứng (bao gồm phía nhà cung cấp) đều phải tuân thủ thực hiện. Do đó, việc kiểm soát chặt chẽ mọi nhân tố trước khi tiến hành đơn hàng cho khách là vô cùng quan trọng.
- Doanh nghiệp cần nâng cao khả năng dự đoán, dự báo của mình để có kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu hợp lý, tránh trường hợp chi phí của chúng đột ngột tăng cao.
Triết lý Just In Time (JIT) – hệ thống sản xuất tức thời
Sản xuất tức thời trong tiếng Anh là Just in time, viết tắt là JIT. JIT là một khái niệm trong sản xuất hiện đại, được hiểu ngắn gọn nhất “đúng sản phẩm – đúng số lượng – đúng nơi – đúng thời điểm cần thiết”.
Trong JIT, các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng trong sản xuất hay cung ứng dịch vụ phải sẽ bị loại bỏ. Nói cách khác, triển khai theo phương pháp Just In Time thì các luồng nguyên nhiên vật liệu, hàng hóa và sản phẩm lưu hành trong quá trình sản xuất và phân phối được lập kế hoạch chi tiết nhất trong từng bước, sao cho quy trình tiếp theo có thể thực hiện ngay khi quy trình hiện thời chấm dứt. Qua đó, không có hạng mục nào trong quá trình sản xuất rơi vào tình trạng chờ.
Mục tiêu của JIT
Mục đích cơ bản của JIT là cân bằng hệ thống, có nghĩa là đảm bảo dòng sản xuất đều đặn, liên tục trong suốt hệ thống sản xuất. Ngoài ra, mục tiêu của hệ thống tức thời còn tạo ra sự cân bằng thông qua việc rút ngắn thời gian thực hiện và giảm nguồn lực cần sử dụng với ba mục tiêu chính:
- Loại bỏ sự gián đoạn: sự gián đoạn tác động ngược lại đối với hệ thống trong việc làm đều đặn dòng dịch chuyển sản phẩm và vì thế nó cần được loại bỏ. Nguyên nhân chủ yếu gây gián đoạn đó là do các yếu tố hư hỏng thiết bị, thay đổi tiến độ hay cung ứng chậm trễ.
- Linh hoạt hóa hệ thống: tính linh hoạt của hệ thống giúp tăng khả năng sản xuất, đảm bảo sự cân đối của nguồn lực. Hệ thống cần có những khả năng thích ứng với những thay đổi.
- Loại bỏ sự lãng phí: sự lãng phí thể hiện ở việc sử dụng không hiệu quả các nguồn lực.
Nguồn: ITG.